Reisen macht Spaß — aber die Abrechnung danach kann schnell nerven. Ich reise gern in Gruppen, teile Hotels oder Transportkosten und möchte, dass am Ende alle fair behandelt werden. Über die Jahre habe ich verschiedene Apps ausprobiert, kombiniert und angepasst, bis ich eine Routine gefunden habe, die für mich zuverlässig und transparent funktioniert. In diesem Beitrag teile ich die Tools, die ich aktuell nutze, wie ich sie einsetze und welche Tricks mir helfen, Reisekosten einfach zu organisieren und mit anderen zu teilen.
Warum eigene Tools?
Für mich geht es nicht nur darum, Rechnungen aufzuteilen. Wichtig ist:
- Transparenz: Jeder soll sehen können, wer was bezahlt hat.
- Einfachheit: Nicht jede Minute im Urlaub will ich mit Buchhaltung verbringen.
- Nachvollziehbarkeit: Wenn es später Diskussionen gibt, sollen Belege und Notizen verfügbar sein.
- Flexibilität: Manche Kosten sind für alle, andere nur für einzelne.
Diese Bedürfnisse haben meine Auswahl an Apps und Arbeitsweisen geformt.
Meine Grundausstattung an Apps
Ich nutze eine Kombination aus drei Typen von Apps: eine Ausgaben-Manager/App für Gruppenabrechnung, eine Banking- oder Zahlungs-App für Ausgleichszahlungen und eine Notiz- oder Dokumenten-App für Belege. Konkret sind das bei mir:
- Splitwise – für die gemeinsame Ausgabenverwaltung
- Revolut / Wise / N26 – je nach Reiseziel für schnelle Überweisungen und günstige Wechselkurse
- Google Fotos / Dropbox – zum Speichern von Belegen und Quittungen
- GoodNotes / Evernote / Notion – für kurze Reise-Notizen oder Checklisten
Wie ich Splitwise nutze
Splitwise ist meist mein Startpunkt. Ich lege für jede Reise eine neue Gruppe an und schreibe im Gruppen-Namen das Reiseziel und die Daten (z. B. "Lissabon 09-13 Mai 2025"). Das hilft später beim Wiederfinden.
Beim Anlegen achte ich auf folgende Punkte:
- Gruppenteilnehmer vollständig eintragen — mit E-Mail oder Telefonnummer für Einladungen.
- Standardwährung einstellen (die Währung, in der die meisten Zahlungen erfolgen).
- Regeln kurz notieren (z. B. "Tankkosten anteilig", "Frühstück privat, Abendessen geteilt").
Beim Erfassen einer Ausgabe gebe ich möglichst präzise Notizen an: was wurde gekauft, wer war beteiligt, und lade bei Bedarf ein Foto der Quittung hoch. Splitwise bietet verschiedene Aufteilungsoptionen (gleichmäßig, prozentual, individuell). Ich verwende meist "equally" für gemeinsame Kosten und "custom" bei Ausnahmen.
Banking-Apps für schnelle Abrechnung
Splitwise zeigt, wer wem wieviel schuldet, aber zum Ausgleichen nutze ich Banking-Apps. In Europa verwende ich oft Revolut oder Wise wegen der günstigen Wechselkurse und schnellen Transfers. Für SEPA-Transfers nutze ich N26 oder mein gewohntes Girokonto.
Ein paar praktische Tipps:
- Bei mehreren kleinen Schulden erst auf einen größeren Ausgleich sammeln (z. B. "Ich zahle heute 60€ an Anna" statt zehn einzelne Überweisungen).
- Ich vermerke im Zahlungsverwendungszweck die Reise und den Grund (z. B. "Lissabon: Marta Anteil Hostel"), damit später alles nachvollziehbar ist.
- Wenn jemand keine internationale App hat, zahle ich manchmal in bar und dokumentiere den Betrag in Splitwise als "paid in cash".
Belege und Nachweise: Google Fotos und Dropbox
Belege aufheben ist wichtig. Ich fotografiere Quittungen sofort mit Google Fotos. Die Vorteile sind:
- Automatische Sicherung in der Cloud.
- Schnelles Auffinden per Datum oder Ort.
- Teilen einzelner Fotos in Splitwise-Kommentaren oder per Link.
Für detailliertere Dokumente (Reservierungsbestätigungen, Rechnungen) nutze ich Dropbox, weil ich dort Ordner anlegen und Zugriffslinks teilen kann. So haben alle Gruppenmitglieder Zugriff auf eine zentrale Ablage.
Notizen, Regeln und Extras: Notion / Evernote
Ich habe für längere Reisen eine einfache Notion-Seite, auf der ich folgende Dinge sammle:
- Übersicht der erwarteten gemeinsamen Kosten (z. B. Mietwagen, Airbnb, Eintrittskarten).
- Regeln zur Aufteilung (z. B. "Wer das Auto tankt, bekommt Kilometer anteilig ersetzt").
- Liste der Ausgaben, bevor ich sie in Splitwise eintrage — so bleibt nichts verloren.
Notion ist besonders praktisch, wenn mehrere Personen gleichzeitig an der Planung arbeiten sollen.
Wenn Bargeld im Spiel ist
Viele Reisen beinhalten Bargeldzahlungen — Street Food, Trinkgelder oder Märkte. Dafür nutze ich eine einfache Routine:
- Ich trage Bargeldausgaben sofort in Splitwise als "paid in cash" ein und schreibe im Kommentar, wer dabei war.
- Wenn ich später am Geldautomaten bin, dokumentiere ich den gezogenen Betrag als gemeinsame oder private Ausgabe (je nachdem).
So bleibt auch Bargeld transparent — und die Diskussionen danach bleiben aus.
Vergleichstabelle: Meine Lieblings-Apps auf einen Blick
| App | Hauptnutzen | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|---|
| Splitwise | Gruppenabrechnung | Einfach, viele Aufteilungsoptionen, Foto-Upload | Ausgleich nicht direkt integriert (Benötigt separate Zahlung) |
| Revolut / Wise | Schnelle Überweisungen, günstiger FX | Gute Wechselkurse, Instant Payments | Gebühren bei bestimmten Transaktionen, Limits |
| Google Fotos / Dropbox | Beleg- und Dokumentenspeicherung | Zugriff und Teilen einfach | Manuelles Ordnen nötig |
| Notion / Evernote | Planung & Notizen | Flexibel, kollaborativ | Braucht Einarbeitung |
Meine kleinen Hacks für weniger Aufwand
- Ich weise zu Beginn der Reise einen "Finanz-Admin" aus — nicht immer dieselbe Person, aber jemand, der ab und zu die Einträge prüft.
- Regelmäßige Mini-Abstimmungen: Ein kurzes Check-in nach 2-3 Tagen verhindert, dass sich Fehler summieren.
- Bei größeren Gruppen nutze ich die "Simplify Debts" Funktion in Splitwise, damit nicht jeder jedem Geld zahlen muss.
- Bei Unsicherheit mache ich ein Foto des Kassenzettels und schreibe direkt im Kommentar, wie geteilt werden soll.
Mit diesem Set an Apps und Gewohnheiten spare ich mir nach der Rückkehr viel Zeit und Diskussionen. Transparenz ist für mich der Schlüssel: Wenn jede Ausgabe nachvollziehbar ist und Zahlungen klar bezeichnet sind, bleibt die Stimmung in der Gruppe entspannt — und das ist schließlich der Sinn einer gemeinsamen Reise.
